Sin dudas, la cuestión presupuestaria está vinculada con los ingresos y egresos que en este caso convienen o no para la organización de un evento determinado.Normalmente las áreas vinculadas con el Ceremonial, tanto de organizaciones públicas como privadas o de empresas cuentan con el mínimo dinero posible, para planificar y llevar a cabo eventos de cualquier magnitud. Cuestión por la cual es imprescindible llevar un control financiero (si se trata de grandes cifras) o económico (si se trata de valores de menor magnitud).
La coordinación de pedidos y resultados inherentes a los gastos de las distintas áreas intevinientes en el desarrollo del evento suelen ser una tarea exhaustiva si no se implementa una administración adecuada.
También los productos que se necesitarán para llevarlo a cabo, deben estar previamente estipulados para no sumar gastos impensados a los imprevistos que resultarán de por sí.
Pequeños y grandes gastos se suelen presentar a menudo y muchas veces es cualquier miembro del equipo quien debe correr con ellos hasta el momento del balance final.
Un ramo de flores para la señora del presidente de la compañía, que no tenía previsto asistir, una corbata para usar por la noche, para el ejecutivo que extravió su equipaje en el aeropuerto, etc., suelen ser algunos de los improvisados gastos que alteran nuestro presupuesto base.
Por eso a continuación les presentaré una serie de items a tener en cuenta previa organización de un evento, según estos sean:
Presupuestos a corto plazo (días, meses): ej. reservas hoteleras, propuestas gastronómicas, etc. Presupuestos a largo plazo (años): ej. propuestas de salones de exposición, ferias, congresos y convenciones, etc.
a)Presupuestos de producción: materia prima o elementos materiales, regalos, uniformes, simbología, papelería, etc
b)Presupuestos de mano de obra o recursos humanos: personas con participación activa en el evento, personal eventual, recepcionistas, camareras, mozos, etc.
c)Presupuestos de gastos operativos: viáticos, estacionamiento, envíos (correo), difusión, comunicaciones (internet, telefónía, etc.)
d)Presupuestos por servicios de proveedores: seguridad privada, servicios médicos, limpieza, mantenimiento, etc
e)Presupuestos impositivos o legales: ART, seguros, impuestos o tasas, etc.
Finalizado el evento, es importante realizar un balance general con el objetivo de analizar los resultados que nos servirán para seguir llevando a cabo eventos exitosos.
