CASO 1 "Llega una mujer a la puerta de un club cuya convocatoria se había hecho en forma radial. Allí se encuentra con otras personas con la misma intención, sin embargo, les responden que el Socio que se encargaría de eso, se retiró y que en ese momento no hay quien reciba las donaciones"
CASO 2 "Una familia se acerca el viernes a eso de las 16hs a un templo. Cargados de cajas que habían juntado, producto de la solidaridad de sus vecinos. Ellos se habían comprometido a entregarla en el Templo que difundió la dirección como centro de recopilación. Al llegar, la multitud los demoró, la desorganización más precisamente. Nadie sabía qué hacer con las cosas que iban llegando y que sin dudas habían superado sus expectativas. Había más donaciones que voluntarios, por lo tanto, la selección y el embalaje hacía la tarea extremadamente lenta."
CASO 3 "Han sido pocas las cajas que pudo recolectar la Sociedad de Fomento del barrio, sin embargo, al llegar a La Plata y pretender entregar las cosas, empezó la tarea más difícil hasta entonces. Desconocer el camino, no haber ido con el modo de llegar correcto, sabiendo hasta dónde podían llegar sumado a las diagonales no hicieron más que perderse, perder tiempo y eficacia. Finalmente decidieron bajar del auto y caminar cuadras y cuadras con las cajas, hasta el destino, pudiendo haber llegado directamente con el vehículo.
Los "Casos" siguen, no son ejemplos de mala voluntad o falta de intención, sino simplemente de la improvisación que suelen tener muchas Instituciones, a pesar de estar ( preparadas aparentemente) para ayudar.
Tras haber escuchado casos como los anteriores y después de haber trabajado y continuar haciéndolo en ONG, decidí escribir los puntos más importantes que se deben tener en cuenta en la planificación. Para lo demás, "el factor sorpresa" siempre estará latente.
Es fundamental conocer la
importancia que tiene aplicar una buena logística a la Responsabilidad Social,
ayuda, cooperación, voluntariado, etc. por parte de la ONG, Institución o
Entidad a la que pertenezcas. Sea esta una escuela, un templo, un club o
cualquier otra dispuesta a participar y colaborar cuando sea necesario.
Con motivo de la reciente
inundación que afectó a una importante cantidad de ciudadanos de nuestra
provincia, muchas personas decidieron colaborar, participando en una actividad
de RS.
Aunque lamentablemente acercarse
a determinadas organizaciones con los elementos requeridos, no siempre resulta
como lo esperamos.
¿Qué debería hacer una ONG o cualquier otra
Entidad que decida hacer una convocatoria de elementos destinados a la donación.
Lo ideal, es que la misma conozca
con anticipación algunos puntos básicos
e indispensables que ayudarán en el momento oportuno. Sucede que hay sociedades
como la nuestra, no acostumbradas "por suerte o por desgracia", a tener que pasar
por catástrofes, bombardeos, sismos, terremotos, explosiones, etc. razón por la cual el sistema a aplicar se
relaciona (habitualmente) más con la buena voluntad que con la manera que
podríamos considerar óptima o adecuada para ello.
No quiero decir que la voluntad
no sea importante, todo lo contrario, pero no es lo único con lo que deberíamos
contar. Muchas personas dispuestas a colaborar, pero sin los recursos para hacerlo demuestran que algunas veces
con la voluntad solamente, no alcanza.
A continuación, una lista de los
recursos indispensables con los que debe contar la Institución para llevar a
cabo la tarea:
·
Recursos humanos (personas de buena voluntad, disponibilidad y disposición para contribuir,
no para entorpecer, proactivas y empáticas )
·
Recursos Materiales (elementos
que sirvan para llevar a cabo la tarea, estos dependerán del motivo o destino
de la tarea) En el caso de las instituciones que en este momento están trabajando para
colaborar con los inundados, será imprescindible que cuenten
fundamentalmente con: cajas, bolsas de diversos tamaños,
bolígrafos, rotuladores o papeles que sirvan para escribir el contenido de los
envíos, cinta de embalar, etc. Elementos de estas características son aquellos
con los que debe contar una entidad antes de requerirlos. Pues nunca
están de más para la actividad que pueda lleva a cabo en la recolección de
donaciones para fechas como el día del niño, entregas a geriátricos u
hospitales, celebraciones de fin de año en algún hogar de niños, etc.
·
Recursos edilicios (espacio donde se guardarán los elementos
antes mencionados, espacio donde se efectuará la colecta, espacio necesario
para guardar aquello que se recibió como donación, espacio concreto en el que
se efectuará la entrega definitiva de aquellos elementos que forman parte de la
donación.
·
Recursos de transporte (documentación al día del
conductor y del vehículo, combustible, estado óptimo del vehículo, conocer los
accesos posibles para llegar a destino sin inconvenientes)
Preguntas que también ayudarán a llevar a cabo la tarea
en forma exitosa.
ü ¿Quién? Será
el miembro o los miembros que llevarán a cabo las diversas tareas. Tanto en
origen como en el destino
ü ¿Cómo o cuál? Será el plan de acción o la
modalidad que se implementará que
resulte ágil y efectiva.
ü ¿Cuándo?
Saber fecha y hora de recepción, de embalaje, de entrega.
ü
¿Dónde? Se realizará la recolección o recepción
de elementos, el control del estado de los mismos, limpieza, fecha de
vencimiento, etc. y posteriormente dónde
será la entrega.
Y el proceso a seguir estaría resumido en tres etapas
Organización/ Planificación Servicio/Tarea
Distribución/Entrega
Claro que la mayoría de los puntos que se incluyan en
el plan a utilizar para la logística
deberán ser implementados con
anticipación, al menos aquellos que sean comunes a cualquier eventualidad. Puesto que se irán agregando
otros, conforme el siniestro, urgencia o emergencia.
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