Algo que nunca hubiese elegido organizar...

La gente empieza  a llegar espontáneamente, visiblemente dolida, consternada, triste, sin nada que decir y sin embargo tanto para gritar...

Es que el motivo de la convocatoria es  entre otros el reclamo pacífico de Justicia y Seguridad. Allì  amigos, esposas, hermanos y hermanas, papás y mamás, vecinos, todos, absolutamente todos reclaman  eso que no se puede gritar, unidos por la bronca y el dolor.

Así las populares "Marchas del Dolor" convocadas en marzo de 2004 por Juan Carlos Blumberg tras el asesinato de su hijo, van siendo en nuestro país un evento, que me arriesgaría a decir, nadie quisiera organizar y sin embargo  suceden tan a menudo...

Ni el más experimentado organizador, ni el más profesional de los ceremonialistas tiene la posibilidad de abstraerse sentimentalmente de semejante situación, logrando organizar éste tipo de eventos como si fuera otro más. Siento y recuerdo que lo mismo me pasó allá por 2004.

Recuerdo los comentarios por ese entonces entre mis compañeros de Ceremonial... sin saber que en el mes de agosto sería yo quien estaría organizando una nueva marcha, pidiendo en ese caso Justicia por el asesinato de mi hermano Nahuel Iraizoz de tan sólo 19 años.

La plaza del Centro de Poder Político, aunque ésta vez en el conurbano bonaerense, volvió a ser punto de encuentro para los ciudadanos que  voluntariamente se quisieron acercar.

Pegar carteles, visitar radios, llamar a los medios de comunicación, hacer cadenas telefónicas y de mails, todos eran medios importantes de convocatoria. Rutina que cualquier organizador de eventos conoce. Solo que en este caso no había dinero para pagar difusión o publicaciones, sino simplemente solidaridad, compromiso, empatía y buena voluntad por parte de quienes accedían.

Mientras hacíamos las antorchas con botellas plásticas, empezaron a llegar donaciones de velas, banderas con rostros de otras víctimas desconocidas hasta ese día y familiares luego, a medida que el dolor nos unía.

Sonido, iluminación, remeras, fotos de nuestros muertos, carteles y pancartas, oradores de otros cleros, seguridad... eran algunas de las cosas que figuraban en nuestro "check list". Ese que jamás vamos a olvidar.

Algo que no  se asemeja  mucho a los eventos que aún hoy organizo,es el estado de ánimo que motiva a los "invitados" a acercarse, solo que la diferencia era fundamental. En ese caso,  la impotencia, la bronca, no son precisamente los mejores compañeros. Sin embargo todo transcurría pacíficamente.

Despojarse del dolor y disponerse a organizar es imposible, motivados aún más por la memoria de nuestras víctimas, pero milagrosamente la ayuda empiezaba a llegar... la voluntad, la solidaridad y la lucha permanente de quienes lamentablemente han pasado por lo mismo, no tardaron en aparecer.

Así se conformó nuestro equipo de trabajo, sin la experiencia de haber organizado algo semejante, sin la euforia y alegría que provoca organizar otro tipo de eventos, sin personas preparadas para la tarea, pero con la triste experiencia de haber sentido el mismo dolor.

12 años después es solo un recuerdo de un evento que nunca hubiese elegido organizar...

Evento: Cuestión de presupuesto

Sin dudas, la cuestión presupuestaria está vinculada con los ingresos y egresos que en este caso convienen o no para la organización de un evento determinado.
Normalmente las áreas vinculadas con el Ceremonial, tanto de organizaciones públicas como privadas o de empresas cuentan con el mínimo dinero posible, para planificar y llevar a cabo eventos de cualquier magnitud. Cuestión por la cual es imprescindible llevar un control financiero (si se trata de grandes cifras) o económico (si se trata de valores de menor magnitud).
La coordinación de pedidos y resultados inherentes a los gastos de las distintas áreas intevinientes en el desarrollo del evento suelen ser una tarea exhaustiva si no se implementa una administración adecuada.
También los productos que se necesitarán para llevarlo a cabo, deben estar previamente estipulados para no sumar gastos impensados a los imprevistos que resultarán de por sí.
Pequeños y grandes gastos se suelen presentar a menudo y muchas veces es cualquier miembro del equipo quien debe correr con ellos hasta el momento del balance final.
Un ramo de flores para la señora del presidente de la compañía, que no tenía previsto asistir, una corbata para usar por la noche, para el ejecutivo que extravió su equipaje en el aeropuerto, etc., suelen ser algunos de los improvisados gastos que alteran nuestro presupuesto base.
Por eso a continuación les presentaré una serie de items a tener en cuenta previa organización de un evento, según estos sean:
Presupuestos a corto plazo (días, meses): ej. reservas hoteleras, propuestas gastronómicas, etc. Presupuestos a largo plazo (años): ej. propuestas de salones de exposición, ferias, congresos y convenciones, etc.
a)Presupuestos de producción: materia prima o elementos materiales, regalos, uniformes, simbología, papelería, etc
b)Presupuestos de mano de obra o recursos humanos: personas con participación activa en el evento, personal eventual, recepcionistas, camareras, mozos, etc.
c)Presupuestos de gastos operativos: viáticos, estacionamiento, envíos (correo), difusión, comunicaciones (internet, telefónía, etc.)
d)Presupuestos por servicios de proveedores: seguridad privada, servicios médicos, limpieza, mantenimiento, etc
e)Presupuestos impositivos o legales: ART, seguros, impuestos o tasas, etc.

Finalizado el evento, es importante realizar un balance general con el objetivo de analizar los resultados que nos servirán para seguir llevando a cabo eventos exitosos.

Camino al Bicentenario

Todas las opciones se convirtieron en válidas a la hora de ornamentar fachadas en este camino al Bicentenario.
Lejos de lo que sostiene la vexilología... banderas limpias e impecables, sucias y rotas, descoloridas o escritas cubrían columnas, colgaban de techos, balcones y luminarias. Y mientras caminaba por las distintas calles de la ciudad de Buenos Aires me imaginaba las palabras de mis maestros en esta materia, trataba de recordar su experiencia, su capacitación y sus consejos.
A pesar de todo, no puedo negar la emoción que muchas veces me produjo ver nuestra bandera en distintos lugares, desde el coche de bebé de un niño, el carro de un cartonero, colgando de una vieja calesita y tantos otros sitios ... pero así también la tristeza de su mal uso aún en Organismos Públicos de la Nación.
Sigo preguntándome si alguna vez... ¿Escucharon hablar de Vexilología?, o ¿Debemos consolarnos pensando en que el sentimiento es más fuerte que la forma?

Cuando satisfacer a quien nos contrata es un desafìo.

Cada día estoy más convencida sobre la satisfacción que debemos proporcionale a empleadores y clientes externos por igual. En definitiva ellos y nosotros pretendemos quedar satisfechos con el trabajo terminado.

Entonces no sólo se trata de que quien habitualmente consideramos como cliente quede conforme, sino que además quien nos da el trabajo de una u otra manera es quien también deberá confiar en nosotros y es nada más y nada menos que nuestro propio empleador en caso de que trabajemos en relación de dependencia.

Él accede a nuestros servicios de venta, organización, consultoría, etc. por intermedio de una compensación salarial o pago. Por eso es indispensable que también él pueda comprender nuestro esfuerzo y nuestro trabajo, la vocación y el esmero que diariamente ponemos en el desarrollo de cada tarea, condiciones que el Cliente Externo considerará importantes o determinantes a la hora de cubrir sus expectativas.

Es indudable que satisfacer las necesidades de todos los que participamos es un verdadero desafío.

Parecería que en principio sus motivaciones y necesidades son diferentes. Incluso la mayoría de los empleados no ven a sus superiores como "clientes".

No creo que "ponerse la camiseta de la empresa" sea la clave para defender sus intereses a costa de los de la eventual persona u organización que nos viene a comprar o a contratar. Pero tampoco creo que "defender a capa y espada" a éste último nos posicione bien ante la empresa para la cual cumplimos tareas. 

Ahí está el verdadero desafío, en armonizar los intereses de ambos, en desplegar nuestras capacidades interpersonales en pos de la conformidad del interesado y en cubrir las necesidades de cada uno apelando a nuestra capacitación o experiencia y si vamos más lejos aún a nuestra pasión por lo que hacemos.

Tu vocación y el Ceremonial.

Muchas veces nos han preguntado cuando eramos  niños: ¿qué seríamos de grandes? Y seguramente hemos ido variando nuestras respuestas con el transcurso de los años. Hasta que en la última etapa del secundario se iría marcando definidamente nuestra orientación vocacional que años más tarde y  con la actividad profesional se habrá ido modificando o superando gratamente, en el mejor de los casos. 

Cuando los que hacemos una actividad la hacemos convencidos de los beneficios que podemos aportar, no hablamos de narcisismo, vanidad u orgullo desmedido. Sino que la pasión por lo que hacemos nos pone día a día frente a un desafío  con nuevas herramientas para trabajar.

Con aquellos colegas con verdadera vocación, compartimos nuestras experiencias  satisfechos de lo que nos produjo haber llevado a cabo nuestra tarea lo mejor posible, entregando muchísimo tiempo, sinceras  emociones  y los conocimientos adquiridos día a día sumándole nuestra experiencia.

A veces me pongo a pensar en la cantidad de oportunidades que me va dando la cotidianidad para aplicar lo que aprendo todos los días desde el ceremonial y no me arrepiento de haber elegido ésta disciplina orientada a los Eventos.

Mediante éste artículo quisiera exhortar a los estudiantes o interesados de todas las edades a desarrollarse en el ámbito del Ceremonial.

Porque conocerlo les brindará seguridad a la hora de organizar o disfrutar inolvidables Eventos. Además, si descubren en él su verdadera vocación  encontrarán diferentes oportunidades en las que continuar  de la mano.

Es cierto que como en todos los trabajos  vemos día a día que hay personas que sin siquiera los conocimientos más elementales ocupan puestos de Ceremonial, probablemente sin saber de qué se trate. Pero lejos de desanimarnos deberemos motivarnos a continuar capacitandonos  a seguir desarrollando nuestra verdadera vocación para aportar gratamente beneficios al ejercicio de ésta actividad tan apasionante.

¿Por qué puede fracasar el presupuesto de su evento?

A continuación enumero una lísta de posibles fracasos

por los cuales pudo no haber tenido éxito el presupuesto de su Evento:

Comparación incorrecta de precios a cambio de productos o servicios.

Mayores egresos que ingresos (en caso de ferias, expo, etc)

Valores de venta muy baratos o inaccesibles (en caso de ferias, expo, etc)

Mala calidad en la prestación de servicios de Ceremonial u Organización de Eventos.

Fallas en la estimación del caudal de asistentes (para jornadas, conferencias, seminarios, cenas, arancelados) o insuficiente cantidad de participantes (público mediante pago de entradas o expositores, en caso de una expo)

Demasiados gastos en difusión.

No haber tenido en cuenta gastos previos para acontecimientos similares, falta de experiencia o subestimación de antecedentes y sus resultados.

Elección equivocada del lugar o de los materiales necesarios para llevarlo a cabo.

No usar remanentes de otras oportunidades que podrían haber servido para esta.

No haber tenido creatividad suficiente para disminuir gastos mediante la sustitución de algunos elementos o mediante el reemplazo de factores.

Haber aceptado (aunque involuntariamente ) sobrevaluación por parte de alguno de los RRHH.

Y una larga lista de posibles acontecimientos, de los cuales se seguiremos  aprendiendo,  deseando buenos resultados,

Inteligencia Interpresonal

¿Cuál es la imagen que le brinda el asistente del ejecutivo a quien le haría falta un elemento más para confundirlo con un pobre burro de carga?

Llevando paraguas, teléfono celular, radio-teléfono, maletín, computadora portátil, agenda, tarjetas, lapiceras, banner, etc.

 

Cuando muchas veces no solamente lleva sus cosas, sino también aquellos elementos de su superior, sin posibilidad siquiera de dejar una de sus manos liberadas para saludarlo en cuanto alguien  se aproxima.

Y... ¿qué piensa usted del ejecutivo que no es capaz de delegar en su asistente alguno de sus elementos menos indispensables con el objetivo, entre otros, de no dar una imagen de "desborde" total?.

En Ceremonial estamos cansados de ver estos casos en todas las jerarquías.

Un empleado, asistente o cualquier persona que  ofrece un servicio  no debe confundir sus tareas con servilismo. Pareciera que entender y practicar esto resultaría más simple que pedir un poco de empatía por parte de quienes ordenan ciertas tareas.

Pero lamentablemente no siempre son órdenes sino voluntad propia, muchas veces ligada al deseo de agradar o ascender cuando (la mayoría de las veces) lamentablemente nada de eso sucede y como si esto fuera poco, se suele denigrar la propia imagen sin darse cuenta.

Es entendible que puede  ser dificultoso para ambos marcar límites o prerrogativas respecto a estas tareas, que se inician como un favor pero muchas veces terminan en un abuso.

¿Qué cree que pensará el asistente de la reunión de mañana cuando reciba el llamado del jefe por cuarta vez, aunque la última llamada haya sido a las 22hs., luego de haber compartido doce horas en la oficina?

Radio- teléfonos que suenan a toda hora y con los ringtones más diversos . En restaurantes, medios de transportes, colegios, ceremonias religiosas, velatorios u hospitales no paran de hacerse notar y precisamente la discreción no es lo que se destaca. Manos libres y voces de las más diversas inician una conversación coloquial en un lugar y momento equivocados.

Está claro, o no tanto, que superior o  asistente tienen una vida laboral y otra familiar y cuando ambas se conjugan es importante la empatía que uno puede sentir respecto al otro. Eso también habla de la imagen de ambos aunque no parezca.

Todos tenemos derecho a disfrutar de un domingo en familia, una cena en pareja, el café con una amiga o un feriado que nos permita alejarnos de nuestra cotidiana actividad.

Sin embargo, muchas veces depender de alguien laboralmente o reconocer la situación económica imperante  puede convertirse en un trabajo las 24 horas.

 Reflejar en un espejo determinadas situaciones, nos permiten ver imágenes que a menudo no distinguimos y que sin duda no quisiéramos para nosotros ni para los demás.

Anfitrión e Invitados comparten protagonismo.

Cuando los organizadores de eventos  hacemos la prueba de sonido e iluminación, la degustación de los diferentes platos o bocaditos y cuidamos cada uno de los detalles: lo hacemos para todos los invitados por igual.

El anfritrión que festeja sus 70 años y el niño más pequeño invitado a la fiesta, que tiene 4 años.

El Presidente de la Multinacional y el Jefe de RR HH de otra empresa.

El dueño de la galería a punto de inaugurar y la dueña del local nro. 4 de la misma galería.

Anfitriones e invitados deben recibir el mismo trato, los mismos cuidados y atenciones. No importa lo cerca que se encuentren del escenario o de la salida de emergencia, no importa si son familiares directos o amigos de los que convocan al evento.

Para mí, quien contrata: el anfitrión, el "dueño de la fiesta" es protagonista, es el eje de la historia que allí se va a celebrar. Pero los invitados también lo son. Sin ellos, la celebración no sería lo mismo. Y cada uno de los que previamente trabajamos para ese evento tenemos que entenderlo de ese modo. Independientemente del aforo.

Ni el festejo por los 70 años, ni la celebración del nuevo cargo, tampoco la apertura de la galería serían lo mismo si sólo estuviera la presencia del anfitrión. Pero tampoco habría celebración si contáramos  únicamente con los invitados.

Creer que  quien paga es el único protagonista, es a mi criterio, una gran equivocación.

¡Por eso, cuando las luces del próximo evento se enciendan, no olvide vivirlo con un gran protagonismo!

Turismo de aquí y de allá.

Muchas veces acompañé a turistas extranjeros a realizar city tour por los distintos atractivos de la Ciudad de Buenos Aires y me encontré, en más de una oportunidad, con personas provenientes del interior de nuestro país y del extranjero, como es habitual

Es increíble notar cómo, a veces, no se reconoce la importancia del turismo como  herramienta comunicacional. No obstante, se comunica con las caras, con los gestos, con las reacciones y con las actitudes.
Entonces quienes hacemos de guías o anfitriones  debemos ser intérpretes de ésta comunicación que incluso, nos sorprende a nosotros mismos, que vivimos aquí.
Oír sus diferentes lenguas, sus timbres más estridentes unos que otros y su manera descuidada de reír a carcajadas. Me hizo sentir varias veces: una turista más.

En Eventos, muchas veces somos partícipes de un turismo receptivo para el que no siempre pareciéramos estar preparados.
El valor de la comunicación entre nosotros, los que hablamos el mismo idioma y compartimos las mismas costumbres es indescriptible y muchas veces es lo que más valoran aquellos que lo desconocen y simplemente están entre nosotros de manera ocasional.

En cada una de estas salidas, confirmo que ente algunos de los elementos que propicia el Turismo como herramienta comunicacional encontramos:
el fomento de la comunicación interpersonal,
el desarrollo e intercambio de la cultura de los intervinientes,
el aprendizaje de nuevas modalidades turísticas y de relación,
la participación activa de los visitantes en distintas actividades típicas de la zona que se visita,
la vinculación de la actividad con la posibilidad de adelantar reservas, averiguar tarifas, contratar excursiones, etc. (por intermedio de internet principalmente)

Sigamos fomentando el Turismo, desde nuestra actividad como buenos anfitriones, propiciando la buena comunicación con los demás.

Vendemos Eventos, vendemos Servicios. Atributos esenciales

Los Eventos son Servicios y es precisamente su condición de intangible la que nos obliga a prestar más atención a determinados cuidados que de otra manera pasaríamos por alto.

Así es como el cliente que está a punto de adquirir nuestros servicios deberá tener en cuenta una serie de detalles que acompañarán  su instinto. Eso lo ayudará a no equivocarse en la elección de aquello que no puede ver, tocar, ni sentir.

Entonces deberá apelar a recursos tales como:

la confianza, trayectoria, experiencia o prestigio, imagen, seguridad,etc.

La imaginación del cliente debe estar reforzada por los detalles que podamos brindarle conforme a nuestra experiencia, capacitación, actitud, responsabilidad y condiciones humanas antes que comerciales.

Es allí donde nosotros somos los anfitriones y ellos nuestros primeros invitados.

Casi la misma sensación de incertidumbre que un cliente vive cuando está a punto de contratar un hotel por primera vez, emprender un viaje, adherirse a una medicina prepaga, formar parte de la cartera de un banco o de la membresía de un club es la que siente cuando se entrevista con nosotros para contratar nuestro Servicio de Ceremonial, confiarnos la Organización del Evento que necesita o con el que siempre soñó.

Entonces:

¿Qué podemos hacer nosotros para contribuir con ellos a la hora de decidirse por nuestro Servicio?

• Demostrarle mediante  elementos tangibles, referencias  o productos con los que contamos (que nos ayudarán a llevar a cabo el servicio) que la organización es un aspecto menos para  preocuparse ya que nos encargaremos de todos los detalles.
• Permitirle conocer al menos parte de los recursos humanos con los que contamos para ofrecer el servicio, así como su capacidad, experiencia, calidez...
• Mediante la higiene y la calidad de los elementos que percibe permitirle construir una imagen proyectada en  aquello que no podría ver, por ahora.
• Proporcionar eficiencia, honestidad, empatía y tolerancia en nuestro accionar.
• Procurar vender el servicio con la menor posibilidad de variabilidad.
• Lograr que la percepción que éste se lleva del primer contacto con nosotros sea la correcta.
• Ofrecer un precio acorde al mercado.